Come dire a qualcuno che non è il benvenuto ad un evento da voi organizzato

Penso che abbiate assolutamente ragione a voler pianificare la vostra reazione in anticipo se Alice cercherà di iscriversi all'evento. Questo suggerisce che state cercando di minimizzare il dramma per tutti gli interessati.

Suggerirei che voi e gli altri membri del gruppo prendiate in considerazione un paio di cose.

Oltre al dramma durante gli eventi precedenti, qualcuno ha mai affrontato questo argomento con Alice? Qualcuno l'ha mai contattata in seguito per dirle qualcosa come

Ehi Alice, sto parlando a nome del gruppo qui… ieri / l'ultimo evento era ben fuori luogo, lo puoi vedere come chiunque altro, quindi di cosa si tratta? Ti rendi conto di quanto lavoro extra si fa quando si X e Y? Ecco perché finiamo sempre con te nel bel mezzo di qualche dramma. Questo stressa te e tutti gli altri. Puoi impegnarti a non fare X e Y al prossimo evento? Se no, dovremo chiedervi di ritirarvi dal gruppo.

Se questo non è mai successo, allora il gruppo si è sottratto a una responsabilità nei confronti di uno dei suoi membri. Non scuso il suo comportamento e non dovete tenerla nel gruppo, ma è giusto, e buona cittadinanza generale, dare a qualcuno l'opportunità di fare un cambiamento, con le conseguenze di non farglielo sapere.

Se nessuno ha parlato con Alice degli effetti e dei problemi del suo comportamento in precedenza, non sembra costruttivo lanciarglielo solo quando è troppo tardi per porvi rimedio, quando in realtà la state escludendo. Questo porterà solo a cattivi sentimenti e a possibili ulteriori spiacevoli inconvenienti in futuro.

Quindi la mia raccomandazione è che il resto del gruppo la prenda sul mento questa volta, se Alice vuole partecipare. Ma, la partecipazione di Alice dovrebbe essere condizionata alla condizione che voi e/o altri nel gruppo abbiate la suddetta conversazione con lei e che Alice accettiate di non fare comportamenti X e Y. Alice non dovrebbe essere lasciata in dubbio che, se non dovesse riuscire a partecipare, non avrà più accesso ai vostri eventi.

Dipende da quale sia il vostro obiettivo:

Se volete mantenere intatti i sentimenti di Alice, e volete uscire da questa situazione con il minimo di dramma e di fastidio , allora vi suggerisco di non dirglielo finché non si registra. Se ha “colto l'allusione”, per così dire, allora non c'è motivo di parlarne ulteriormente con lei, e non si guadagna nulla a spiegarsi ulteriormente. In tal caso, manterreste questo silenzio fino a quando non si registrerà di nuovo, e solo allora glielo direte, rimanendo vaghi. Se non vuoi affrontare il fuoco, non puoi permetterti di essere diretto e rastrellare i carboni ardenti.

Se vuoi aiutare Alice a crescere come persona , devi assolutamente dirglielo. È facile farsi assorbire dalla propria prospettiva, e Alice probabilmente lo è. Senza un feedback concreto e concreto è molto difficile cambiare in meglio. Si potrebbe dire che non essere invitati dovrebbe essere un indizio che qualcosa non va e un motivo di introspezione, ma non tutti sono così socialmente consapevoli. Infatti, le persone che causano tali difficoltà agli altri spesso non sono socialmente abbastanza consapevoli per questo.

Sì, significa più fastidio per voi. Sì, potrebbe reagire male e offendersi. E sì, i suoi sentimenti potrebbero essere feriti. Ma è anche un'opportunità per crescere come persona, qualcosa che non dire nulla non le darà affatto.

Si riduce a quanto tutti voi tenete ad Alice, in realtà, e a quanto giudicate le possibilità di successo di una cosa del genere. Cose che solo voi potete sapere.

Per l'evento in corso, penso che il modo in cui si dice a qualcuno che non si vuole che partecipi sarebbe semplicemente questo: lo si dice.

Escluderlo fisicamente dall'evento solleva i suoi problemi se si presenta ancora.

E la ricaduta dopo averlo detto sarà un inevitabile pasticcio di dramma se deciderà di renderlo tale, indipendentemente da ciò che è “la verità”.

Alla fine si dovrà decidere da soli ciò che conta di più. Danzarci sopra non renderà le cose più facili. Se si sceglie un percorso come questo, una serie di questioni chiaramente definite è importante per spiegare il perché, e aiuta se sono più esplicite di una semplice citazione di un mucchio di conflitti interpersonali che iniziano a sembrare più simili al liceo che a qualsiasi altra cosa.

Idealmente, in una situazione in cui non è stato discusso nulla, non ci sono regole o codici reali, e semplicemente non si vuole che una persona sia presente a causa di cose che ha fatto in passato, si offrirebbe loro una linea d'azione che gli permetterebbe di partecipare se possono migliorare il loro comportamento, supponendo che tale comportamento non abbia oltrepassato certe linee di danno effettivo agli altri (contro il “solo” essere un inconveniente per gli organizzatori?).

Quindi come dovrei/dovremmo gestire questo problema? Naturalmente, non vogliamo danneggiare Alice inutilmente, ma vogliamo anche chiarire che non la vogliamo al prossimo evento

Personalmente penso che lei non sia realistico. Alice si sentirà ferita se la indicate come una persona che non parteciperà. È chiaro che le cose sono andate troppo oltre, e o Alice è consapevole dei problemi legati alla partecipazione e non lo sarà, o lei si rivolgerà a qualcuno che non si rende conto di aver fatto qualcosa di sbagliato e difficilmente ammetterà che il problema è il proprio comportamento.

È bello che lei non voglia ferire Alice, ma ho voglia di aggirare i suoi sentimenti su questo non farà altro che peggiorare le cose. Non c'è un modo carino per dire a qualcuno che lo stai disinvitando / impedendogli di partecipare a qualcosa con una presenza altrimenti aperta, in particolare quando invece non stai dicendo “guarda, dobbiamo discutere di alcuni problemi che si sono verificati negli ultimi eventi, e non possiamo permettere che questo comportamento si ripeta” invece di semplicemente “non partecipare”. “

Ci sono modi per cercare di attenuare/ridurre al minimo qualsiasi conflitto inerente al confronto con Alice su questo (chi è presente all'inizio, l'ambientazione, come vengono espressi i problemi), ma alla fine, se non si ha interesse a dare ad Alice un percorso per partecipare, penso che sentirsi come se ci fosse un modo per farlo che non si tradurrà in un certo grado di ferimento definitivo per i sentimenti di Alice non sia realistico, perché, in ultima analisi, è probabile che questo sia ingiusto nei confronti di Alice e come se fosse stata individuata, il che non è del tutto falso, nel modo in cui hai descritto la situazione, anche se hai delle ragioni per farlo. Il modo migliore per mitigare l'impatto di tutto questo sarebbe quello di affrontare il comportamento piuttosto che la persona (nel qual caso l'approccio migliore è quello di non accusare gli eventi passati in termini di responsabilità, ma piuttosto di affrontarli in termini di ciò che non può accadere in eventi futuri), ma se non volete che Alice partecipi all'evento in corso, non sono sicuro che abbiate molte opzioni realistiche se non essere diretti nel dire semplicemente ad Alice di non partecipare.

Il problema è davvero Alice, o il problema sono le cose che Alice fa?

Una volta che un evento cresce al di là di una cerchia di amici, sia che si tratti di una conferenza professionale o anche semplicemente di un incontro, supera il punto in cui si può effettivamente contare solo sulle persone per "generalmente comportarsi in modo appropriato”.

Riesci a isolare il comportamento di Alice che è effettivamente tossico rispetto a quello semplicemente frustrante?

Il comportamento frustrante può essere in gran parte differito. Le scatole dei suggerimenti e cose simili sono un modo semplice per allontanare qualcuno. Dare loro la responsabilità effettiva e poi trattenerli ai compiti loro affidati può essere un altro, se ci si può fidare di loro per fare un lavoro appropriato.

A volte qualcuno che sta facendo il ficcanaso o simili in realtà si preoccupa, e ha solo bisogno di essere incanalato ad applicare quella cura a qualcosa di produttivo piuttosto che a qualcosa che sta creando più lavoro per tutti gli altri. È anche un buon modo per sviare eventuali reclami correlati se rifiutano l'offerta di una particolare posizione, perché si è cercato di dare loro un modo per partecipare a come vengono gestite le cose. Di solito è importante, se si segue questa strada, creare un ruolo abbastanza limitato e specifico per loro, che dia loro una supervisione, ma solo su un elemento specifico dell'evento, e dove un po’ di attenzione extra sarebbe effettivamente utile.

Comportamento tossico o addirittura abusivo , in particolare quando si tratta di qualcosa che può essere chiaramente delineato nel danneggiare gli altri o la loro esperienza all'evento, è un altro problema del tutto, ed è qualcosa che deve essere affrontato in modo coerente.

Considerate un Codice di Condotta Formale

Se questo sarà un evento ricorrente, e avete superato i 100 partecipanti, è probabilmente un buon momento per considerare l'istituzione di un Codice di Condotta e di una struttura di reporting correlata.

Le persone spesso scambiano i Codici di Condotta per una cosa terribile che impugna una comunità semplicemente perché è stata creata. Invece, l'ideale è che un Codice di Condotta significa che tale comportamento non si verifichi all'inizio, e che possa essere trattato in modo equo e organizzato nel caso peggiore in cui succeda qualcosa che rientra nel suo ambito di applicazione. Esso stabilisce quello che si vuole rappresentare come comunità e stabilisce uno standard riconosciuto per l'evento di comportamento atteso, con conseguenze chiaramente delineate per non comportarsi in modo appropriato (mentre a tutti piace credere di essere adulti, non tutti scelgono di comportarsi come uno o peggio, scelgono di abusare di quell'aspettativa di comportamento appropriato per predare gli altri- e la pretesa che tali regole apertamente riconosciute e delineate non siano ancora necessarie tra gli adulti è falsa in gruppi di estranei, anche in gruppi professionali). Questo incoraggia le persone a venire ad eventi in cui potrebbero avere paura di come sarebbero trattate, segnalando chiaramente ciò che sarà o non sarà tollerato dagli altri.

E infine, se Alice non riesce a cogliere l'allusione, qualcosa come un Codice di condotta stabilisce chiare linee guida per bandire qualcuno da eventi futuri che sta causando problemi.

In parole povere, se state organizzando un evento ripetuto che ospita più di un centinaio di persone, vi consiglio vivamente di guardare i quadri adottati da varie conferenze di dimensioni simili. Può sembrare un mucchio di burocrazia e di lavoro impegnativo, ma una volta che hai già eventi che richiedono un comitato organizzatore, è in realtà il tipo di cosa che rende le cose più facili a lungo termine, e può anche aiutare a evitare sacche di tossicità che si sviluppano all'interno della tua comunità e che possono persistere nel passato quando avrebbero dovuto essere estromesse.

Fornisce anche un quadro chiaro per affrontare il comportamento problematico, dove l'attenzione può essere focalizzata sul comportamento e non su un particolare individuo che si impegna in quel comportamento, il che aiuta ad affrontare le ricadute che ne derivano dall'affrontare effettivamente i problemi. La chiave in questo caso è che si è stabilito uno standard coerente, e poi lo si è applicato in modo coerente, il che sottolinea che le azioni intraprese sono un giusto ed equo monito per quanto riguarda le conseguenze messe in atto.

Il Citizen Code of Conduct e il Contributor Covenant sono due buoni punti di partenza per la stesura di un codice di condotta, appena fuori dalla mia testa. Anche se potrebbe essere troppo tardi per l'evento in corso, è qualcosa da prendere in considerazione per i seguenti. I siti che ruotano intorno all'organizzazione di conferenze e alla manutenzione/costruzione di cose come le comunità open source avranno probabilmente più buoni consigli per la stesura di un codice di condotta forte di quanto non si addica qui.

Dato che si tratta di un invito pubblico, penso che si possa andare oltre il punto in cui si può gentilmente annullare l'invito.

La gestione della comunità è difficile, ma una delle cose che ho scoperto è che, piuttosto che bandire/scrivere una persona, si dovrebbero bandire/scrivere i comportamenti.

Identificare le azioni e i comportamenti che causano lavoro extra, e identificare le misure da adottare se si verificano. Un avvertimento, poi essere esclusi da ulteriori consumi di alcolici o da certe attività se sono collegati al comportamento, poi espulsi dall'evento.

Non solo questo vi permetterà di evitare di dover disinvitare qualcuno, ma vi servirà bene quando altri causeranno problemi simili.

Richiederà uno sforzo supplementare, ma come probabilmente avete trovato eventi così grandi richiedono qualche gestione aggiuntiva di questo tipo, ed essere giusti e anche consegnati sarà uno scudo per possibili accuse in seguito. Inoltre, l'esistenza di tali regole renderà la festa più piacevole per tutti.

Supponendo che vogliate mantenere un buon rapporto con questa persona e non vogliate alienarvela, allora potrebbe essere utile essere proattivi su questo.

One-on-one potete provare:

1 You: Ciao Alice, il grande evento si avvicina a breve e vediamo che non ti sei ancora iscritta. Ti unirai a noi per questo?

2 Alice: Sì, vedo che sta per arrivare ma non credo che parteciperò.

3 You: Oh, no? Perché no?

4 Alice: Spiega i precedenti errori e dà voce alle sue preoccupazioni.

5 You: Capisco. È buffo che tu ne parli, ho sentito alcune persone esprimere preoccupazioni simili. Sono queste situazioni che sono fuori dal tuo controllo?

6 Alice: blah, bah, blah

7 You: Capisco. Penso che anche noi vogliamo rendere le cose divertenti per tutti.

Speriamo che fino a questo punto Alice abbia chiarito se intende andare o meno. Se lei dice che vuole andare, allora questa è la vostra occasione per dire qualcosa come

Sono felice di sapere che parteciperete, ma devo farvi sapere che anche gli altri organizzatori hanno notato i comportamenti passati. C'è una notevole esitazione nel farvi partecipare a questo evento. Sarebbe disposto a dare la sua parola che x, y, né z accadrà questa volta?

Se allo Step #2 lei dice inconsapevolmente “Oh, sì! Mi dispiace, non ho avuto modo di rispondere. Mettetemi giù però” allora dovrete iniziare con qualcosa come:

Oh eccellente, grazie! […] Gli altri organizzatori ed io avevamo intenzione di chiedervi delle azioni x, y e z in occasione di eventi precedenti.

Assicuratevi di fare una conversione avanti e indietro e non abbandonate continuamente tutti i suoi errori del passato in una volta sola.

Se si comporta in modo regale per questo evento, assicuratevi di parlarle di persona in privato entro i prossimi due giorni e spiegatele che voi non le farete un invito per eventi futuri.

Nel complesso, penso che questo dovrebbe ottenere il miglior risultato per entrambe le parti coinvolte e Alice non si sentirà ingannata.

Visto che le cose stanno così, potrebbe non essere necessario fare nulla.

Per ora, però, non si è ancora iscritta all'imminente evento. Il nostro sospetto è che sia giunta alla stessa conclusione e che abbia deciso di non venire più. Non lo sappiamo per certo, però.

Forse state cercando una soluzione a un problema inesistente. Se non ha intenzione di presentarsi, perché dire qualcosa? Aspettate che si impegni prima di fare qualcosa. Questo è il modo migliore per evitare di ferire i suoi sentimenti.

Se decidesse di andarci, ecco cosa farei io.

La lascerei venire all'evento. E la terrei d'occhio quando lo farà. Se all'evento dovesse creare una sorta di dramma, le spiegherei - nel momento esatto in cui lo fa - che sta sottraendo tempo e risorse al comitato. Glielo spiegherei subito. “Mi dispiace ma siamo molto occupati, ci sono 100 persone che stiamo cercando di ospitare, e lei ci sta rubando una quantità eccessiva di tempo”

Lei cambierà il suo comportamento oppure no. Se lo fa, allora tutto va bene e il problema è risolto.

Se non lo fa, usate questo evento per gettare le basi per non invitarla alla prossima, se non si rimette in forma. Potrete citare un esempio concreto del motivo per cui non è stata invitata. In questo modo, se scegliete di non invitarla, non la prenderà alla sprovvista. Essere esclusi è sempre doloroso, ma si spera che questo possa addolcire un po’ il colpo.

Come giocatore del GRV, posso sentire il tuo dolore.

Contrariamente a quello che alcune risposte sembrano pensare, non credo che tu sia così annoiato durante la fase di preparazione da cercare disperatamente un buon approccio con l'infermiera o aiutare Alice a crescere come persona. Volete semplicemente che lei non rovini l'evento in cui molto probabilmente dedicherete tutte le vostre ore di tempo libero.

Sinceramente, il modo migliore è quello di non fare nulla finché lei non si iscrive. Non gestire problemi che non si presentano. Alcuni eventi LARP che conosco offrono alle persone di pagare all'evento se all'ultimo minuto decidono di venire, ma non è molto comune. A seconda dell'evento, potreste o meno preoccuparvi che Alice si presenti senza preavviso.

Se si iscrive, rifiutate semplicemente la sua candidatura (se i vostri strumenti lo permettono, altrimenti via e-mail) e ditele apertamente che a causa di esperienze passate non state approvando la sua candidatura. Non dimenticate mai che si tratta del vostro evento e che siete voi il padrone di casa e che avete tutto il diritto di accettare o rifiutare chiunque per qualsiasi motivo.

Questo non è inaudito. Molti dei miei amici sono anche organizzatori del LARP, e ci sono stati eventi in cui ai giocatori è stato chiaramente richiesto di non iscriversi ad eventi futuri. In un evento sono arrivato e ho salutato la solita folla che conosco bene, e ho chiesto di un altro giocatore che era anche un habitué. Qualcuno mi ha detto chiaramente che non c'è e non ci sarà a nessun evento futuro, perché gli è stato detto che il suo stile di gioco non è apprezzato.

La cosa importante da tenere a mente è comunicare senza giudizio. Forse Alice è perfetta per qualcun altro, forse qualche altro organizzatore le fa tesoro. Questo non la riguarda. Lei non si adatta ai vostri eventi ed è questo che dovreste comunicare. Non che sia una cattiva persona, ma che voi e lei non siate adatti insieme, e dato che è il vostro evento, se uno di voi dovrebbe meglio non esserci, è logicamente lei.

Per altre persone che cercano questa soluzione, ecco un paio di opzioni per renderla indolore.

• Se la persona indesiderata non si iscrive, nessun problema. Avendo una registrazione, è possibile filtrare per chi si iscrive. A differenza di chi invita direttamente le persone che permettono gli ospiti, questo dovrebbe aiutare a prevenire una persona non gradita, anche se i prossimi passi saranno buoni e richiedono questo passo.
• Un modo per risolvere questo problema senza offendere nessuno è quello di organizzare l'evento con un limite di partecipanti in atto fin dall'inizio. Se qualcuno si iscrive chi si preferisce non permettere, non saprà se farà il taglio finale, e dato che non c'è nessuna garanzia che qualcuno lo faccia, lo si può inserire nella lista dei partecipanti.
• Se non si vuole mantenere un limite, si può semplicemente essere chiari che la persona non è gradita quando si iscrive. A meno che non abbiate sicurezza, tenete presente che questo potrebbe essere un invito al confronto, soprattutto se questa persona non si preoccupa (cosa che la domanda sembra implicare). Cominciare con un “numero limitato di partecipanti” aiuta.
• Invitare direttamente le persone senza la possibilità di più persone. Siate espliciti a questo proposito e chiarite che non ammetterete nessuno che non sia direttamente invitato. Potete mettere anche questo sul vostro invito - perché in passato abbiamo avuto persone indesiderate che si sono presentate, accetteremo solo le persone che abbiamo invitato direttamente. Questo per far sì che tutti si sentano a proprio agio. Dovete essere chiari su questo e disposti a farlo rispettare.
• Assumete alcune persone della sicurezza e permettete a chiunque di venire - inclusa la persona non gradita - ma siate chiari sul fatto che chiunque si impegni in attività non gradite sarà scortato fuori. Questa situazione accoglie con favore il maggior numero possibile di conflitti, ma potrebbe essere l'unica opzione, a seconda di dove si vive (se le altre opzioni potrebbero essere interpretate come discriminazione, cosa che in teoria non dovrebbe essere, se questo è solo un evento sociale).

Consigli generali che probabilmente già seguite

Impostare le aspettative e le regole prima degli eventi. Potrebbe essere una lista scritta di regole che descrivono in dettaglio le varianti di “comportarsi bene durante l'evento”, o un incontro obbligatorio all'inizio dell'evento in cui vengono stabilite le regole (che sospetto abbiate già in qualche modo in vigore). Se è chiaro in anticipo quale sia il comportamento non accettabile, allora avete legittimato azioni future per escludere/battere/bloccare/spedire a casa i partecipanti che si sono comportati male.

Per quanto riguarda la situazione attuale

Dipende da quanto sono state gravi le questioni del passato. Io interpreto la situazione come tale che qualcuno deve fare qualcosa per quanto riguarda Alice, altrimenti si rischia di perdere le persone che organizzano (o altri partecipanti di basso livello). Prima di parlare con Alice, assicuratevi di avere una spiegazione chiara delle cause che vi spingono a bloccarla, riferendovi all'incidente o agli incidenti che la coinvolgono. Se state comunicando in forma scritta, scattate delle schermate nel caso in cui in seguito lei volesse provocare un dramma per quello che è stato detto.

Se ha fatto qualcosa di imperdonabile allora fate riferimento a quell'incidente e che volete che gli altri partecipanti si sentano al sicuro e si divertano. Qualunque sia la sua reazione, state calmi e non negoziate. Lo fate solo perché avete già deciso che il suo comportamento è imperdonabile. Non voglio dire cosa è imperdonabile in questo tipo di evento, ma dalla sua formulazione, immagino che non sia proprio questa la situazione?

Se quello che è successo in passato è un dramma perdonabile e un comportamento fastidioso, allora le spieghi perché è bloccata da questo particolare evento. Ma dato che hai già deciso che il suo comportamento è perdonabile, puoi rendere il blocco temporaneo. Il modo in cui continuate a farlo dipende dalle persone coinvolte, ma se dite che il blocco è temporaneo, allora dovete intenderlo e le eventuali condizioni dichiarate.