Come faccio a dire educatamente al mio collega che può fare il lavoro da solo?

Ciao B, il tuo team ha abbastanza competenze html per modificare questi oggetti, quindi per favore assegna questo compito a qualcuno del tuo team.

Anche se le intenzioni della tua e-mail sono buone, è forse un po’ troppo diretta, e manca un po’ di contesto.

Se avessi scritto un messaggio simile, avrei sottolineato che:

• Ho il mio, altro lavoro da fare. Forse qualcosa come ‘Sono occupato ad implementare qualcosa di magico per il team C ora’.
  
• Sottolinea che sei disposto ad aiutare, ma che non puoi davvero spendere il tempo per fare tutto per loro. Quindi, invece di dire ‘puoi fare questo da solo’, sottolinea che hai risolto A e B per loro e che credi che ora possano fare X e Y da soli.
  

Non ho alcun interesse a fare nemmeno questo.

Non mostrare questo nelle tue e-mail. Questa è probabilmente la parte che la gente chiama snob. Il tuo messaggio dovrebbe far capire che non sei in grado di fare quei compiti a causa del tempo, non che non sei disposto a farli perché non è interessante.

Penso che un altro problema sia che la tua assegnazione alla squadra C non è ufficiale. Fai notare questo al tuo manager. Menziona che il tuo lavoro per il team C rischia di essere compromesso perché il team B ti chiede di fare cose che loro possono fare da soli. Spiega semplicemente come hai fatto qui, che ti mandano una lista di cui solo uno o due compiti hanno davvero bisogno del tuo aiuto, ma che si aspettano che tu faccia tutto.

Solo una volta che il tuo manager lo sa, e il team B continua a chiedere più tempo del necessario, puoi anche adottare l'approccio passivo-aggressivo di cc-ing il tuo manager sulle e-mail educate. Questo costruirà un record per il tuo manager per mostrare quanto spesso sta accadendo e potrebbe provocarlo a parlare con il manager del team B. Mostrerà anche al team B che sei serio sul fatto che non hai il tempo di aiutarli con ogni piccola cosa.

Rifiuta di farlo, Offriti di sostenerli

In primo luogo, è importante notare che la comunicazione sembra essere ai minimi storici per il team B/il tuo. Il solo fatto di ricevere una task-list senza previa discussione, ha già saltato il passo in cui discutono le loro esigenze con voi e si accordano su quali compiti potete prendere/cosa possono realizzare da soli. Questo è un problema a lungo termine che dovrebbe essere esaminato - in quanto taglierà fuori molti dei problemi qui.

Il problema che il Team B sta probabilmente prendendo con la tua email è che si sottrae alla responsabilità dei compiti - e suona come se tu non fossi disposto a contribuire al di fuori delle esatte specifiche del tuo ruolo. Inoltre, dire che hanno già le competenze suggerisce che lo fanno per pigrizia. È probabile che lo facciano in realtà perché vedono questa come un'area di cui tu hai ancora la proprietà.

Mentre non dovresti iniziare ad accettare il loro lavoro per compiacerli - è chiaro che ha un impatto sulla tua capacità di eseguire le tue responsabilità principali - hai bisogno di lavorare su un processo di passaggio di consegne per portarli a regime.

Ti consiglierei di rispondere con la ripartizione di ciò che è richiesto per ogni compito che ti hanno dato (come dovrebbe essere normale quando si stima il tempo necessario per farlo). Per i compiti con cui non sei d'accordo, dovresti suggerire che avrà più senso per loro prendersi la responsabilità - ma che tu sarai lì per sostenerli nel farlo.

Per esempio:

Riguardo a [Task], penso che dovrebbe essere possibile realizzarlo con le caratteristiche esistenti fornite in [System]. Sono più che felice di venire ad aiutarti, ma in futuro penso che questi cambiamenti saranno più facili da fare direttamente da parte tua. Se vuoi che ti mostri come farlo, o se hai qualche domanda a riguardo, fammelo sapere e possiamo mettere da parte un po’ di tempo per lavorarci insieme.

La cosa fondamentale è che non li stai lasciando a secco, ma anche che non stai assumendo il compito come un impegno a lungo termine. L'obiettivo è quello di passare questi compiti al Team B, sostenendoli nel farlo e mostrando che mentre voi vi preoccupate - sarà più facile anche per loro se possono fare i cambiamenti direttamente.

(Nota: la maggior parte delle persone preferisce essere in grado di fare il lavoro da sola; è raro che le persone mandino compiti perché semplicemente non vogliono farlo).

È a questo che servono i manager. Questo è il loro lavoro.

Se c'è un compito che non pensi appartenga alla tua lista, parla con il tuo manager. Solo il tuo manager. Fai quello che ti dice il tuo proprio manager. Loro sono gli unici che possono stabilire le tue priorità.

Per non far perdere tempo al tuo manager, parla di tipi di compiti piuttosto che di compiti specifici. Sii anche pronto a rispondere alle domande su quanto tempo usi su questi compiti.

È possibile che il tuo manager ti dica “Fallo e basta”, nel qual caso lo fai. Oppure potrebbe dire “Non farlo”, nel qual caso non lo fai.

Quello che pensano gli altri manager o dipendenti non è rilevante. Basta dire “Secondo [il mio manager], questo non è il mio compito. Parla con loro”. Ripeti “Parla con loro, non con me” tutte le volte che è necessario.

Credo che il problema sia che la tua risposta è troppo “personale”.

Quando dici….

“il tuo team ha abbastanza competenze html per modificare questi oggetti, quindi per favore assegna questo compito a qualcuno del tuo team”.

…. suona come se tu sentissi che il lavoro è al di sotto di te, e che loro dovrebbero farlo semplicemente perché possono. Se ci pensate, il CEO di un'azienda di Fortune 500 può portare fuori la spazzatura, ma non è obbligato a farlo. Questa risposta va incontro a discussioni perché sembra che riguardi ciò che voi non volete fare personalmente.

Se il compito non è sicuramente la responsabilità del tuo team allora prova invece qualcosa come:

Spiacente, questo compito non rientra nelle competenze di questo team.

Non possono ragionevolmente discutere con questo. Non stai dicendo che non vuoi farlo, stai dicendo che l'azienda non si aspetta che tu lo faccia.

Per chiarezza, non sto suggerendo di essere sempre distaccati o impersonali, semplicemente in casi come questo in cui una risposta di tipo business risponde alla domanda una volta per tutte senza dare spazio a critiche.

Prima di tutto dovreste chiarire con il vostro e il loro manager chi è ufficialmente responsabile dei compiti più facili. E se possibile comunicarlo ad entrambe le squadre.

In questo momento è ovvio che le cose che il team B non può fare devono essere fatte dal team A (o da chi effettivamente PUÒ farlo). Ma sembra che non sia chiaro per tutti chi dovrebbe fare le cose più facili. Certo che possono farle, ma perché dovrebbero?

Se a entrambi viene detto che dovrebbe farlo la squadra B, da quel momento in poi potete semplicemente far notare che è una loro responsabilità e che “apprezzereste” se anche loro si attenessero a quell'accordo.

Se la richiesta viene ignorata e dovete capire da soli chi deve fare cosa, diventa un po’ più complicato. Allora potreste dire qualcosa come

Ciao B,

Mi dispiace ma ora che sono nella squadra C (lo sanno?) ho un sacco di altro lavoro da fare che ha la priorità per me. Da quando ho visto che non sei in grado di fare x ho cercato di trovare un po’ di tempo per occuparmi di quello ma non ho davvero il tempo di occuparmi di tutti gli altri punti della lista. Spero che tu trovi qualcuno nella squadra A che possa trovare del tempo per fare il resto.

Cordiali saluti,

Non c'è bisogno di dire esplicitamente che “possono” fare il resto. Questo è già implicito dicendo che hai fatto x perché non possono fare quella parte. Rende anche chiaro che se vogliono ancora spingerlo su di te, dovranno in qualche modo convincerti che dovrebbe avere la priorità; a quel punto puoi reindirizzarlo al tuo/loro manager per evitare dispute interne.

Dopo le domande di follow up nella sezione commenti della domanda per chiarimenti:

• Sei “autorizzato” un “paio d'ore” a settimana tra il “tuo” manager e il “loro” manager
• I compiti A,B nella lista rientrano nel tempo assegnato (come sono andate le corse precedenti)…
  
• I compiti C, D,…,Z nell'elenco NON rientrano nel tempo assegnato.
• Questo elenco e i compiti sono nel progetto Amal…
• Hai delle consegne con il tempo assegnato nel progetto Breadbasket e nel progetto Cornucopia.

La chiave della tua risposta è nelle informazioni incluse sopra.

Grazie per aver chiesto la mia assistenza nel progetto Amal. Sono sempre più che felice di aiutare.

Come tale, lavorerò sui compiti A & B che permetteranno a lei e al suo team di continuare con i compiti da C a Z.

Per quanto mi piacerebbe aiutare con i compiti da C a Z, il mio attuale programma - come organizzato dal Manager John e dal Manager Jane - non mi dà la larghezza di banda. I progetti Breadbasket e Cornucopia sono le mie priorità dopo il completamento dei compiti A & B.

Se tornano con altre domande su “Perché non puoi fare dalla C alla Z?” la risposta è semplice:

Purtroppo, non sono in grado di aiutare con questa richiesta in questo momento. Il mio manager John mi ha autorizzato 2 ore questa settimana sul progetto Amal in coordinamento con il vostro manager Jane. Qualsiasi ulteriore tempo dedicato al progetto Amal influenzerà i tempi di Breakbasket e Cornucopia.

Se non siete soddisfatti di questo, sentitevi liberi di far lavorare insieme i nostri manager su un programma più favorevole alle esigenze dell'azienda.

Personalmente, non avrei problemi ad essere più schietto (passerò il mio tempo assegnato con quei compiti extra e John dovrà autorizzare più tempo.) ma a volte bisogna ballare intorno all'argomento per non offendere la sensibilità.

Note a margine/Punti di discussione :

Non mi sentirei male a dire “sono troppo bravo per quello” - non con queste esatte parole.

Sono un programmatore che viene pagato $x/ora. Altri compiti nell'azienda sono coperti da persone che vengono pagate da ½ a 1/3 di quella tariffa - o meno.

Posso scrivere a mano codice HTML, CSS, risolvere problemi con le stampanti, risolvere problemi con i virus, ecc. Certo (non tutti i programmatori possono farlo)… ma sono completamente incaricato e ho delle scadenze. L'azienda può anche pagare una frazione di quello che costo per sistemare l'html e le stampanti. Hanno anche programmatori junior che sono pagati meno per gli stessi motivi.

Non sono “troppo bravo” per farlo… ma sono più prezioso altrove.

C'è una linea sottile tra queste due affermazioni.

Nel mio ultimo lavoro, ero più che disposto a riparare stampanti e a fare il debug di computer rotti quando il nostro tecnico dei PC veniva licenziato… ma questo mi faceva rimanere indietro rispetto agli altri sviluppatori - rendendomi meno prezioso a lungo termine - e influenzava tutti i nostri risultati altrove.

Si può “slumare” con i compiti di livello inferiore, se necessario. Puoi anche dire “Questo è un cattivo investimento delle risorse aziendali”. Ci sono tempi giusti per entrambe le affermazioni.

Personalmente? Porterei questi punti alla direzione (ho 10 anni di esperienza e vengo pagato x… non preferireste avere il laureato che viene pagato x/3 per occuparsi di quei compiti?)

Sta a loro decidere se vali o no.

Nella mia azienda direi solo che hanno la capacità di farlo da soli, e che sono disponibile a mostrare loro come fare se non conoscono i passi.

In genere questo è sufficiente. Non c'è bisogno di dire che siete troppo occupati. Dovrebbero capire l'idea. Se fanno resistenza, dite loro che la funzione è stata progettata in modo che possano modificarla da soli. Ne consegue che possono e devono modificarla da soli. Non date il compito ad altri, e soprattutto non a voi, a meno che il vostro supervisore non approvi.

scriverei qualcosa come:

Ciao A,

Credo che B,C,D ed E possano essere gestiti dal tuo team. Gli strumenti dovrebbero essere disponibili e semplici da usare. Se non hai familiarità con essi, posso venire più tardi in giornata e mostrare alla tua squadra come usarli. Lavorerò su F il più presto possibile, dato che non è coperto dal set di strumenti disponibili.

Cordiali saluti, G

Basta cinguettare molto gentilmente e felicemente che sei più che felice di aiutarli!

Tuttavia, (ora metti su una faccia triste degna di un Academy Award) hai una serie di cose che devono essere fatte (non sei obbligato a condividere ciò che deve essere fatto a meno che non sia (ovviamente) il tuo manager).

Continua a sembrare triste finché non escono dal tuo cubicolo, poi getta il loro file nella tua pila di rifiuti (segreta) e lascialo lì finché non marcisce… dopo tutto, i tuoi manager si parlano a malapena, e il tuo manager probabilmente ti darà una promozione perché hai fatto delle sue priorità le tue priorità.

Quando verranno nel tuo cubicolo urlando che hanno mancato la loro scadenza perché non sei riuscito ad aiutarli a “raggiungere i loro alti obiettivi”. Metterete in scena il vostro atto di sconvolgimento da Oscar, e li informerete che siete sommersi di lavoro, e che cercherete di fare meglio la prossima volta (no!).

Dopo un po’, vi guadagnerete la reputazione di essere qualcuno con alti ideali e buone intenzioni (quasi pronto per la santità), ma semplicemente troppo occupato per aiutare qualcuno. >:)