Come faccio a dire al mio compagno di squadra di smettere di rispondere alle e-mail non indirizzate a lui?

Siccome siete sicuri che non si tratta di uno script automatico di avviso fuori sede che esegue haywire, probabilmente dovreste scambiare due parole con la persona in questione. Non dire che sei infastidito da loro (anche se lo sei) perché potrebbe sembrare un insulto involontario.

Suggerisco una cosa del genere, indirizzata solo al diavolo in persona e a lui:

Apprezzo il tuo sforzo di informarmi sulle assenze, ma sono consapevole che al momento non c'è nessuno e non mi aspetto una risposta immediata. Sto inviando queste e-mail in questi momenti a causa delle differenze di fuso orario, e una risposta una volta che X è di nuovo in ufficio è perfettamente accettabile.

Si prega di supporre per il futuro che io conosca gli orari di lavoro dell'ufficio di X.

Punti chiave da tenere d'occhio:

• Informativo
• Non accusatorio
• Apprezzante di ciò che potrebbero percepire come uno sforzo sincero

Il vostro obiettivo è quello di far capire allo sviluppatore che ci sono usi migliori del suo tempo, non di farlo sentire in colpa per aver cercato di aiutare (presumo che stia cercando di aiutare qui e dovreste farlo anche voi - non c'è motivo di assumere la malafede senza alcuna inclinazione che la malafede sia in gioco)

E’ possibile che il vostro cliente abbia impostato una cosa pazzesca in cui riceve avvisi per le e-mail di lavoro durante le ore non lavorative? O forse che questo particolare dispositivo sia “di guardia” per le situazioni di emergenza e, quindi, riceva avvisi per le e-mail di lavoro durante l'orario non lavorativo? Se così fosse, potrei capire quanto ciò lo infastidirebbe. Altrimenti, il suo comportamento è tutt'al più confuso.

Per determinare cosa sta succedendo, probabilmente è meglio inviare un messaggio specifico al dev che sta rispondendo a voi. Per esempio, qualcosa del genere:

Hi Dev,

Ho notato che rispondete alle e-mail che ho inviato a X al di fuori dell'orario di lavoro di X. Data la differenza di fuso orario, sono consapevole che X non sarà disponibile a rispondere quando le e-mail verranno inviate, quindi non mi aspettavo una risposta immediata. Stavo solo inviando le e-mail durante il mio orario di lavoro e non mi aspettavo che X rispondesse fino all'inizio dell'orario di lavoro.

La ricezione di e-mail a questo indirizzo la disturba al di fuori dell'orario di lavoro? Se sì, c'è un altro indirizzo che posso utilizzare che non vi disturba o devo programmare le e-mail da non inviare fino all'inizio della vostra giornata lavorativa?

Grazie, Voi

In questo modo, potete:

• Assicuratevi che dev sia consapevole del fatto che non state aspettando risposte al di fuori dell'orario di lavoro e quindi le sue risposte prima che X arrivi al lavoro non vi sono necessarie nel caso in cui lui pensava che lo fossero.

• Evitate di accusare dev di essere intenzionalmente fastidioso.

• Scoprite se le vostre e-mail stanno causando qualche fastidio involontario a dev (come gli avvisi a un account che dev deve monitorare fuori dall'orario di lavoro) e, in caso affermativo, come potete trovare un compromesso che funzioni per entrambi.

Questo non affronta la causa delle e-mail, ma come soluzione alternativa si potrebbe usare un programma di pianificazione delle e-mail come Boomerang for Gmail . Questo permetterebbe di inviare email solo durante il loro orario di lavoro (anche se potrebbe poi confondere il cliente dandogli l'impressione che si sta lavorando nello stesso orario).

Spesso lavoro attraverso enormi (oltre 10 ore) differenze di fuso orario e mi è stato detto in passato di non inviare email in certi orari, così ho cercato un software in modo da poter “inviare” l'email ma l'invio sarebbe stato ritardato fino all'orario programmato.

EDIT Perché utilizzare un software di programmazione invece di interagire direttamente con la persona

Dato che sei nuovo del progetto, sei sicuro che questo non sia solo il modo in cui il progetto viene gestito? Lei dice di essere infastidito dalle e-mail, ma io sarei infastidito se fossi il cliente e avessi organizzato le cose in un certo modo e poi fosse arrivato un nuovo appaltatore e avesse iniziato a dire ad altre persone cosa fare.

Quindi, come ha detto lei, ha la possibilità di superare il suo senso di fastidio o di provare a scrivere un'e-mail con tatto per capire cosa sta succedendo. Nella mia vita ho scoperto che se c'è qualcosa che posso fare per risolvere il problema da solo (programmare le mie e-mail in un altro momento), è più facile che sconvolgere altre persone che potrebbero già lavorare nel modo che preferiscono.

Se dovessi scrivere una e-mail, non direi alla persona di smettere di rispondere alle tue e-mail come suggeriscono alcune delle altre risposte (non è il tuo lavoro dire agli altri come fare il loro lavoro a meno che tu non sia il responsabile del progetto); invece, mi scuserei per aver inviato e-mail al di fuori dell'orario di lavoro e chiederei se preferirebbero che tu inviassi le e-mail solo durante l'orario di lavoro….. Ma d'altra parte, dato che la persona ti risponde al di fuori dell'orario di lavoro dicendo “hai mandato un'email al di fuori dell'orario di lavoro, quindi per favore aspetta”, allora penso che sia sicuro che non vogliano email al di fuori dell'orario di lavoro, ed è per questo che sceglierei Boomerang o una soluzione simile.

Potreste non essere in grado di prevenire questo comportamento, in quanto potrebbe essere il risultato di una malsana cultura d'ufficio alla fine dei clienti. Come dici tu, stai lavorando molto al di fuori del loro orario di lavoro abituale, ma ricevi risposte da qualcuno coinvolto nella catena.

Il succo del messaggio che ricevi è “Sto lavorando anch'io”. Questa è una dichiarazione a qualcun altro che sta ricevendo quell'e-mail che questa persona sta lavorando quando potrebbe fare qualcosa di personale. In effetti questa persona si sta impegnando in un orario di lavoro competitivo.

Purtroppo, poiché questa e-mail non è realmente diretta a te, ma è in realtà diretta a qualcun altro, potrebbe essere difficile da prevenire.

Il modo più efficace sarebbe probabilmente quello di rivolgersi direttamente al vostro compagno di squadra. Come la soluzione con molti problemi: siate chiari e parlatene.

Finora, quello che avete provato a fare è battere in giro, sperando di non farli scattare, ma non sembra funzionare.

Quindi la prossima volta che riceverete una risposta come questa, potrete rispondere educatamente dicendo che siete consapevoli, che la state inviando a quell'ora a causa del vostro orario di lavoro, e (cosa più importante) che non è urgente, in modo che possa aspettare fino al mattino. In alternativa, che toglierebbe loro il motivo di rispondere, potreste anche iniziare la vostra e-mail con un messaggio di conferma che sapete che non sono in ufficio in quel momento, e che non richiedete una risposta immediata. Questo dovrebbe far arrivare il messaggio al vostro compagno di squadra, ma potrebbe sembrare strano al destinatario effettivo.

Questo succede sempre quando le squadre sono sparse in tutto il mondo. Personalmente utilizzo due funzioni per evitare di disturbare qualcuno nel bel mezzo della notte.

L'opzione di consegna ritardata di Outlook. Il lato negativo è che il dispositivo deve essere sempre acceso perché la consegna avvenga. Non sempre è così con i portatili e gli utenti mobili.

Boomerang per Gmail. È una soluzione basata su un abbonamento a pagamento che consente di redigere un'e-mail e di consegnare alla data e all'ora previste. Funziona offline, quindi risolve il problema della consegna ritardata di Outlook.

Potresti utilizzare un altro provider di posta elettronica, quindi cerca qualcosa di compatibile con esso. Considera anche l'implicazione che qualche utente potrebbe aver aggiornato il thread della posta elettronica prima che la tua email venga consegnata e potrebbe essere obsoleta per allora.

Modifica 1:

Presumo che ci siano solo due fuso orario. Facendo parte di team in cui sono coinvolti due o più fusi orari, ne facciamo un punto per discutere i tempi con gli altri membri. Se ci sono conferenze telefoniche periodiche, vi suggerisco di discuterne con tutti i partecipanti. Questo è particolarmente utile quando sono coinvolti più di due fusi orari. Le teleconferenze sono il luogo migliore per discuterne, poiché tutti coloro che sono coinvolti nel progetto vengono a conoscenza delle istruzioni che ricevete.

Pochi dei consigli devono essere fermi e rispondere che siete consapevoli del fatto. Sono parzialmente d'accordo con il consiglio, ma cerco di non sbatterglielo in faccia. Piuttosto chiedete un suggerimento, segnando tutti coloro che hanno risposto prematuramente su qualcosa sulle righe seguenti :

Ciao, sono a conoscenza del fuso orario del cliente. Può consigliarmi qual è il momento migliore per raggiungere il cliente?

Il motivo per chiedere un consiglio è il fatto che sei l'ultimo arrivato nel progetto, e i progetti, una volta avviati, costruiscono rapidamente la loro sottocultura. Quindi, essere parte della sottocultura aiuterà piuttosto che essere forte su qualcuno per rispondere alle vostre e-mail.

Il consiglio sarà quello di rispondere nel vostro fuso orario o di onorare il fuso orario del cliente. Se più tardi, utilizzare uno scheduler di posta elettronica come descritto all'inizio. Se più tardi, godetevi la vostra nuova libertà :)

Edit 2:

Un esempio di sottocultura :

• Le persone contrassegnate in CC non ricevono avvisi durante il loro tempo libero.
• Le email sono pianificate secondo il fuso orario dei destinatari in TO
• Se più destinatari con più fuso orario, le email sono pianificate con priorità al destinatario con il fuso orario più vecchio.