Come posso controllare l'ora sul mio smartphone senza sembrare presuntuoso?

Io vengo dal Belgio, non so se ci sono molte differenze culturali tra i nostri paesi, ma trovo la reazione del donatore poco professionale e fuori luogo. Penso che sia piuttosto scortese dire una cosa del genere, e penso che sia giusto che tutti controllino semplicemente l'ora.

Inoltre, il donatore non ha modo di sapere perché ha controllato il suo telefono. Forse si aspettava un messaggio o un'e-mail importante. Ci potrebbero essere decine di motivi importanti per controllare il telefono, tutti che non ha bisogno di sapere. Quindi non sentirti troppo come se fossi tu a fare qualcosa di brutto.

Cercherò di espandere un po’ di più la questione dal punto di vista interpersonale. Anche se non credo che tu abbia fatto qualcosa di sbagliato, è uno scenario difficile da gestire con l'altra parte. Dico questo perché penso che non sia tu a sentirti importante, ma loro. Inoltre, penso anche che quando una persona si offende in una cosa così piccola, è (secondo la mia esperienza personale) più incline a prendere le critiche in modo difensivo o comunque non produttivo/male. Quindi voto contro la discussione con loro.

Questo, naturalmente, non lascia molte altre soluzioni semplici. Come hanno detto gli Incog nella loro risposta, potete scegliere di andare in bagno o farvi mandare un messaggio da qualcun altro al momento x.

La radice del problema sembra essere quella di altre persone che vengono messe in disparte. A questo proposito, potete provare a riportare tutti in pista. Si noti che anche se si porta questo nel modo più gentile possibile, alcune persone potrebbero comunque offendersi. Il vostro donatore è il tipo di persona che immagino sia il tipo di persona che fa questo.

Per tirarlo fuori, vi suggerisco di portarlo in modo molto gentile e amichevole, o di usare l'umorismo (se la situazione lo permette). Nel mio ambiente di lavoro personale direi qualcosa del tipo: “Va bene ragazzi, torniamo al problema in questione, basta chiacchiere”. Ma vedo che questo non andrebbe bene in tutti gli ambienti.

Se il vostro non lo permette, provate qualcosa di più neutrale e amichevole, qualcosa come:

Scusatemi signore e signori (Forse è troppo formale?), ma dovremmo tornare al programma della riunione, abbiamo solo poco tempo ~~~ e ci sono cose importanti da discutere. ~~ Ci sono ancora altre cose di cui dovremmo discutere (su suggerimento di @Raidri).

È utile se la vostra riunione ha un programma, punti che deve affrontare, così potete usarlo come riferimento.

Ora come evitare che questo accada in futuro, con mezzi tecnici.

Possiedo un fitbit, e mi dice anche l'ora, è abbastanza facile toccarlo e vedere l'ora apparire sullo schermo. È molto chiaro ma in bianco su testo nero, in modo da poterlo vedere facilmente senza dover avvicinare il braccio al viso, mentre gli altri potrebbero anche non notare l'illuminazione del display. Forse questo, o un altro tipo di esso, potrebbe essere un'opzione. Non compratelo solo per questo, però, perché è abbastanza costoso.

Ho anche un orologio e quando lo indosso ho l'abitudine di toglierlo e di metterlo di lato, davanti a me. Sopra il mio notebook o vicino al mio portatile. Lo faccio perché mi eccito facilmente e non mi piace la sensazione del cinturino quando scrivo e/o scrivo a macchina. Messo in questo modo, è facile che sia facile sbizzarrirsi velocemente per capire l'ora.

Infine, hai una miriade di penne, non trovo un link ora, ma so che ci sono penne con dentro degli orologi. Di solito sono progettate per i bambini, e pacchiane, ma potrebbe essere un'altra soluzione al vostro problema.

Ci sono molte risposte qui, ma una cosa che sembra mancare nella maggior parte di esse è la relazione tra un volontario e un donatore in relazione alla gestione di un ente di beneficenza.

Ho una discreta esperienza di lavoro con entrambi i gruppi in un ambiente professionale all'interno degli Stati Uniti (quindi ci possono essere alcune differenze culturali), e ho incontrato molteplici problemi in cui i donatori, per mancanza di un termine migliore, si sentono in diritto di gestire le cose in virtù del fatto di essere disposti a dare soldi. Alcuni donatori hanno capacità di gestione che impediscono che questo sia un problema. Altri… non lo fanno.

Gestire i donatori è un maggiore obiettivo dietro le quinte per tutte le organizzazioni di beneficenza. Molte decisioni che altrimenti potrebbero essere considerate insane da un punto di vista commerciale sono prese rigorosamente per mantenere i donatori felici. Più soldi questi donatori forniscono all'associazione, più il processo viene regolato per mantenere questi individui felici.

Quindi, mentre il donatore nella tua situazione è stato sia scortese che poco professionale, non è qualcosa che suggerisco di affrontare, a meno che non ti interessi davvero il successo dell'associazione… il che sembra improbabile visto che sei disposto a fare volontariato.

Il che ci porta al tuo ruolo.

Come volontario, mentre i donatori possono non apprezzarti, è molto probabile che le persone che gestiscono le operazioni quotidiane dell'associazione diano molto valore a te e al tuo tempo. I donatori (o meglio, i loro soldi) sono la linfa vitale degli enti di beneficenza, ma i volontari sono i muscoli per mettere quei soldi a buon uso.

Il tuo tempo è prezioso, e se l'ente è ben gestito con uno staff amministrativo dedicato, lo riconosceranno. Anche se i donatori non se ne preoccupano, il personale dell'ente lo farà, e dovrebbe essere disposto e in grado di fornire assistenza.

Quindi, per affrontare la tua situazione…

La prima cosa che ti consiglio è di cercare di tenere un po’ di spazio tra questi incontri e altri appuntamenti o obblighi che potresti avere. Questo non è sempre possibile, ma vale la pena tentare di riprogrammare se l'orario proposto è troppo vicino a qualcos'altro che dovete fare, in particolare per incontri molto brevi (30 minuti). Anche se la risposta è “no, quello è l'unico orario che va bene”, hai già stabilito che l'orario è scomodo per te, e presentandoti, sei stato generoso (ricorda: come volontario, anche il tuo tempo è prezioso! ).

Questo pone le basi per la seconda raccomandazione, che è quella di fissare le aspettative in anticipo. Questo non è solo per l'organizzatore dell'incontro; è necessario impostare le proprie aspettative. Avete una certa flessibilità se una riunione va per le lunghe? Siete disposti a rimanere fino a tardi, se la riunione si prolunga a causa di una discussione tangenziale? E se si protrae oltre a causa di una discussione che è molto in tema e rilevante per lo scopo dichiarato? Fino a che ora puoi rimanere?

Il risultato di queste domande dovrebbe essere il tuo hard stop. Qual è il massimo a cui puoi partecipare prima di scusarti?

La cosa migliore è dirlo in anticipo all'organizzatore della riunione. Supponendo che non si tratti del donatore, ma di qualcuno che lavora regolarmente per gestire l'ente, allora dovrebbero tenere traccia del fatto che potresti dovertene andare se la riunione è in ritardo.

Idealmente, se la vostra fermata è entro un'ora dalla fine dichiarata della riunione, e la riunione ha una storia di ritardo, l'organizzatore della riunione lo annuncerà all'inizio della riunione. In caso contrario, puoi semplicemente annunciarlo tu stesso:

Volevo solo dire che ho una sosta difficile alle ore x.

È improbabile che questo causi un conflitto, poiché i donatori in genere capiscono gli orari in conflitto (anche i donatori che sono attualmente in pensione) e gli obblighi.

Una volta che hai stabilito che non puoi rimanere oltre un certo periodo di tempo, questo ti dà una ragione perfetta per tenere d'occhio l'orologio (anche se il suggerimento di arp di usare un'applicazione di allarme è eccellente.

Se dici “Devo andarmene alle 15:00”, e alle 14:15 guardi l'orologio, il donatore non può davvero avere molta forza per dire “Se hai un posto più importante dove andare, allora non esitare ad andartene”. Voi (o il personale dell'associazione) avete già detto loro che avete un posto dove andare.

Anche se non hai iniziato menzionando una fermata difficile, puoi certamente tirarla fuori se sembra che la discussione sia andata fuori tema. Quello che di solito funziona per me è iniziare con il convalidare l'importanza di ciò che viene detto, ma sottolineare che c'è un argomento più importante che deve essere discusso, così come un limite di tempo:

Questi sono tutti ottimi punti, e dovremmo lavorare per risolverli, ma l'obiettivo primario di questa riunione era di discutere x, e penso che potremmo aver deviato da quell'argomento. In realtà ho un altro impegno tra 45 minuti, quindi forse possiamo tornare su questo in una data successiva in modo da assicurarci di risolvere x nel tempo che abbiamo?

Dal momento che non avete specificato un buon motivo per concludere la riunione in tempo, tutto quello che posso dire è che controllare l'orologio per il gusto di controllare l'orologio è scortese. Se non sei il coordinatore, allora non hai nessun motivo per far sentire in colpa i partecipanti per aver superato l'orario.

Nella tua esatta situazione la solo risposta plausibile e non offensiva che avresti potuto dare è stata:

Le mie scuse, pensavo di sentire il mio telefono vibrare e volevo solo assicurarmi che non fosse qualcosa di importante.

Se tu avessi avuto davvero un posto dove andare allora questo avrebbe potuto attenuare lo sgridamento:

Le mie scuse, ho l'obbligo di xyz alle 2:30 ma ti prego di continuare la riunione senza di me.

Questo funziona altrettanto bene se non volete perdere altro tempo con la conversazione fuori tema della riunione, in modo che possiate comporre un obbligo o renderlo più generale come:

Le mie scuse, devo scusarmi alle 2:30, ma vi prego di continuare la riunione senza di me.

La prossima volta, se avete un posto dove andare, menzionate all'inizio della riunione:

Le mie scuse, ma dovrò scusarmi prontamente alle 2:30 per fare x, y, e z.

Ho partecipato a varie riunioni di “30 minuti” che sono trascorse in 1-2 ore; abituatevi e programmate di conseguenza.

Ci sono diverse questioni piuttosto distinte:

• la tendenza delle riunioni ad andare oltre l'orario previsto
• la necessità di dare ulteriore deferenza agli argomenti che il vostro donatore desidera discutere
• il vostro desiderio di scusarvi dalle riunioni in modo tempestivo senza offendere i VIP
• la questione tecnica di imparare sottilmente che ora è.

La questione tecnica è la più semplice e la meno interessante - tenete il vostro telefono in tasca e utilizzate un'applicazione per la sveglia o una notifica privata della riunione per farlo vibrare secondo un certo schema ad una certa ora. (Presumo che abbiate un obbligo specifico di concorrenza per il vostro tempo, piuttosto che l'impulso di fuggire da una riunione troppo lunga, se possibile).

Mantenere le riunioni sulla buona strada ed entro il tempo assegnato è una questione generale molto discussa sul posto di lavoro. Potrebbe valere la pena di sollevare la questione con il presidente di una riunione itinerante per vedere se ha qualche idea per riunioni più mirate. Una tattica che ho visto funzionare bene è quella di suddividere le riunioni farneticanti in sessioni più piccole, sia per aiutare a mantenere la concentrazione sia per restringere il pubblico richiesto per partecipare.

Un'altra possibile soluzione è quella di riconoscere quando una conversazione è andata oltre l'argomento principale della riunione e non richiede più un quorum completo. Se il presidente dice “coloro che non lavorano al progetto X sono scusati”, allora coloro per i quali la riunione non è più rilevante possono andarsene.

Rinviare con grazia ai desideri delle persone importanti è un'abilità di cui tutti possono beneficiare. Se il principale donatore della vostra organizzazione si offenderà se i membri dello staff non sono interessati a sentire le loro opinioni, allora lo staff deve sedersi e ascoltare educatamente. (Questo è un caso speciale della Regola d'oro: “chi ha l'oro, fa le regole”). Se il vostro donatore è veramente fuori luogo, il Senior Management dovrebbe cercare di trovare un modo per sollevare la questione con tatto e privatamente.

Per quanto riguarda l'uscire dalla riunione con grazia, questo dipende molto dalla cultura del vostro ufficio. Una cosa è lasciare con scusa una riunione di fine giornata che si protrae per tutto l'orario di lavoro, quando si ha un autobus da prendere o dei bambini che aspettano all'asilo, e un'altra cosa è voler tornare al lavoro. Potete provare a dire qualcosa del tipo “se non sono più necessario qui vorrei tornare a (qualche compito)”, ma questo non vi lascia molta scelta se vi viene detto che dovete rimanere, e può lasciarvi fuori dal giro di decisioni e compiti importanti.

Ho lavorato in molte organizzazioni diverse con approcci completamente diversi alle riunioni - ciò che funziona bene in un posto si rivelerà scortese in un altro, quindi le mie esperienze dovrebbero essere misurate con la vostra cultura d'ufficio per vedere se andranno bene.

Non controllare l'ora sullo smartphone.

Trovo che controllare qualsiasi cosa sullo smartphone durante una riunione sia generalmente piuttosto scortese (a meno che il contesto non lo richieda, ma non l'ho mai visto accadere). Non porto il mio telefono alle riunioni importanti, o quando non posso lasciarlo fuori dalla sala riunioni, lo spengo.

Prendi un orologio da polso o incontrati in una stanza con un orologio a muro. È molto più sottile controllare un orologio da polso (o anche un orologio a muro) che controllare uno smartphone. Posso controllare sottilmente l'ora del mio orologio senza nemmeno girare la testa, semplicemente muovendo gli occhi per una frazione di secondo. L'altra parte probabilmente non lo noterà, ma anche se lo fa è meno ovvio e meno odioso che tirare fuori uno smartphone durante una riunione.

Supponendo che abbiate un po’ di flessibilità di tempo: Tirate fuori il telefono e inviate un messaggio di testo a “chiunque” incontriate la prossima volta, facendogli sapere che farete un po’ tardi. Potete facilmente controllare l'orario durante questo periodo. Se una delle altre persone alla riunione ti chiede cosa stai facendo, puoi dire onestamente: “Immagino che andremo un po’ oltre, e volevo solo far sapere a "chiunque” che sarò in ritardo di qualche minuto".

Questo ti permette di controllare l'orario, è educato al tuo prossimo appuntamento, e ti suggerisce anche che la riunione in corso è importante per te (sei disposto a fare tardi a un altro per rimanere a questo, giusto?!)

Quando incontrate persone importanti (che sono importanti per voi o per la vostra causa) dovreste pianificare in anticipo che potrebbero fare gli straordinari. Idealmente non vi darà alcun fastidio, quindi non avete bisogno di controllare l'orario.

Se avete qualcosa di universalmente comprensibile e importante (moglie incinta con aspettative di parto da un giorno all'altro o simili), basta menzionarlo in anticipo che potreste partire con un breve preavviso a causa di questo.

Se avete qualcosa che è “solo costoso” (come un aereo che dovete prendere), menzionatelo casualmente in un momento conveniente e avete un timer che vi informa quando dovete partire, poi alzatevi in silenzio, scusatevi e andatevene. Non c'è bisogno che qualcun altro se ne vada anche per questo.

Pensatela in questo modo: Se controllate l'orario e vedete che siete in straordinario: Cosa faresti? Partire comunque? Allora è abbastanza importante. Rimanere? Allora non controllate l'ora.

Altri risponditori hanno menzionato di guardare l'orologio per l'ora, in quanto questo sarà meno evidente che guardare il tuo smartphone. Ciò che non si noterà quasi per niente, è guardare l'orologio dell'altra persona per l'ora. Si sta ancora guardando nella loro direzione generale, ed è normale non guardarsi in faccia per tutta la durata della riunione. Naturalmente, questo dipenderà dall'altra persona che indossa effettivamente un orologio…

Si hanno due problemi: 1) il controllo dell'orario, e 2) il fatto che la riunione si protrae. Per entrambi questi problemi, se avete un posto dove andare, non è poco professionale assicurarsi di mantenere tutti i vostri impegni. Non professionale è permettersi di arrivare in ritardo al prossimo appuntamento perché qualcuno ha divagato troppo a lungo in questo. Per ottenere i migliori risultati, fateglielo sapere all'inizio dell'incontro.

“Julie, solo un avvertimento, ho una sosta dura all'1 per prepararmi all'1:30 con il conto Johnston”.

Per i momenti in cui non hai un conflitto, non preoccuparti del tempo. Concentratevi sul vostro cliente. Osservare il momento in cui non hai un posto dove stare non è solo “sembrare impaziente”, ma è effettivamente essere impazienti! E, a meno che non abbiate un incredibile senso della mano, non c'è un modo semplice per tirare fuori un telefono dalla tasca per controllare l'ora. Dovrete installare un orologio nella stanza o procurarvi un orologio che vi permetta di controllare l'ora in modo più semplice.

Pensavo di aver ricevuto un SMS. Dovevo solo controllare che non fosse niente di urgente.

Potrebbe farti sembrare un po’ sfasato, ma se ti fanno pressione, potresti dire qualcosa tipo

Devo occuparmi di [un membro della famiglia], e se si presenta qualche emergenza, devo essere in grado di occuparmene. In alternativa, se la tua posizione di volontario non è retribuita e stai cercando un lavoro retribuito, potresti semplicemente dire

Devo poter controllare il mio telefono nel caso in cui venissi contattato da un potenziale datore di lavoro.

(Ragazzi/Gentiluomini,…) Scusatemi un minuto…!

• Outcome A: Gli altri ti ignorano o annuiscono gentilmente e continuano le chiacchiere. Tutto bene. Controllate l'ora una volta fuori. Se hai davvero un altro impegno, dillo una volta che sei tornato; qualsiasi problema di IPS d'ora in poi è loro, non tuo. Un “donatore” per beneficenza non vorrebbe apparire schernito per una causa simile (qualsiasi altro “impegno” che avreste sicuramente è legato anche alla beneficenza).

• **Outcome B: Spiegate che avete bisogno di verificare con qualcuno un aggiornamento urgente che stavate aspettando per quanto riguarda il “Progetto carità Y”. Naturalmente, quel qualcuno (il tuo collega di fiducia, per esempio) dovrebbe essere in grado di sostenere la tua “scusa” nel caso in cui si aggirino nella stanza mentre sei via (“ah sì, sono qui anche per quello” o qualcosa di simile). Anche in questo caso, un “donatore” per beneficenza non vorrebbe apparire schernito per una causa simile, quindi dovresti essere scusato senza drammi. (Da qui, dovrebbe essere simile a Outcome A).

• Outcome C: Hostility. Non il vostro problema IPS. Chiunque abbia (gentilmente) chiesto di essere scusato merita la possibilità di spiegarsi. Potreste dover convivere con questo donatore autoimportante (state aiutando l'ente di beneficenza in questo modo). La vostra politica sul posto di lavoro e/o la legge locale vi guiderà sulla portata di tali comportamenti scorretti che potete tollerare, al di là dei quali diventa un problema di sicurezza sul posto di lavoro. So che diventa difficile visto il contesto della beneficenza, ma siete voi il miglior giudice quando la situazione va oltre l'essere solo una brutta giornata di lavoro per un problema di sicurezza/diritti dei dipendenti (e quanta della zona grigia che vi separa può essere tranquillamente percorsa senza causare estrema costrizione a voi stessi).

La maggior parte delle risposte si concentra su come evitarlo in futuro. Aggiungerei solo che si dovrebbe chiamare il loro bluff. Vale a dire che se dicono “se hai un altro posto dove andare, allora sei libero di andartene”, allora di’ “grazie, in realtà ho una telefonata importante, un incontro, un appuntamento, qualcosa da fare in pochi minuti” e poi vattene. Ovviamente dopo aver fatto questa mossa non fatevi beccare nella sala relax a rilassarvi, ma presumibilmente avete altro lavoro da fare e il donatore andrà a casa dopo la riunione, quindi il rischio dovrebbe essere minimo.

Non si può giocare questa carta molto spesso, quindi gli altri consigli su come evitarlo sono buoni.